O pão é um dos alimentos mais tradicionais da nossa cultura. Em Portugal, cada região, cada cidade e até cada vila tem os seus próprios tipos de pão, com características que resultam das diferentes formas de confeção e dos ingredientes utilizados.

Existem diferenças nos tempos de levedação da massa, na forma como é amassada, nos equipamentos utilizados e, naturalmente, no tipo de forno onde é cozida. Há quem continue a trabalhar de forma mais tradicional, com processos manuais, e há quem tenha introduzido equipamentos modernos capazes de aumentar a capacidade de produção e garantir maior consistência.

Também os ingredientes têm um papel fundamental. O tipo de farinha, a moagem, a origem dos cereais e até a água utilizada podem influenciar o resultado final. São pequenos detalhes que, para quem trabalha diariamente na produção de pão, fazem toda a diferença.

Temos broas, pães, regueifas e tantos outros produtos, com diferentes formas, sabores e características. Alguns podem ter o mesmo nome, mas basta experimentar o mesmo tipo de pão em duas padarias diferentes para perceber que dificilmente serão exatamente iguais.

É precisamente esta diversidade que torna a panificação portuguesa tão rica.

Onde está, então, o progresso?

Quando pensamos num setor tão tradicional como a panificação, pode parecer que pouco mudou. Afinal, continuamos a misturar farinha, água, fermento e outros ingredientes, a deixar a massa levedar e a levar o pão ao forno.

Mas o progresso nem sempre está em mudar aquilo que fazemos. Muitas vezes está em fazê-lo melhor.

A inovação pode estar na utilização de novas farinhas, na descoberta de novos ingredientes, em diferentes processos de fermentação ou no desenvolvimento de produtos que respondam a novas necessidades dos consumidores.

Hoje encontramos pão de alfarroba, pão de beterraba, pão de fubá, pão sem glúten e muitas outras opções. Algumas recuperam ingredientes tradicionais, outras procuram alternativas mais adequadas às novas exigências alimentares.

A panificação evoluiu sem deixar de ser panificação.

E é precisamente aqui que surge outra forma de evolução: a transformação digital da gestão.

Da compra da farinha à entrega do pão

Quando falamos em transformação digital, é fácil pensar apenas em computadores, aplicações ou equipamentos modernos.

Mas numa padaria, a verdadeira transformação digital começa muito antes de o pão chegar ao balcão.

Começa na gestão.

Gosto de pensar nela como um processo que acompanha o produto desde a compra da farinha até ao momento em que o saco de pão é entregue à porta de uma casa.

É neste contexto que surge o GPanifica, um software de gestão integrada desenvolvido especificamente para a realidade da panificação, pastelaria, confeitaria e indústria alimentar.

A ideia é simples: centralizar num único sistema os processos que fazem parte do dia a dia da empresa.

Compras e fornecedores

Tudo começa pelas matérias-primas.

No GPanifica é possível gerir fornecedores, produtos e compras, permitindo acompanhar as necessidades da empresa e organizar o processo de abastecimento.

A gestão deixa de estar dispersa por vários ficheiros, documentos ou aplicações e passa a fazer parte de um único sistema.

Clientes, encomendas e distribuição

Do outro lado estão os clientes.

Uma padaria pode ter clientes com necessidades completamente diferentes: uma loja que encomenda todos os dias, um restaurante que recebe determinados produtos em dias específicos ou um cliente particular que faz uma encomenda para um determinado dia.

O GPanifica permite gerir estas diferentes realidades, incluindo encomendas fixas, preços específicos por cliente, rotas de distribuição e períodos de ausência.

Se um cliente vai de férias durante duas semanas, por exemplo, não é necessário alterar manualmente todas as encomendas. Basta indicar no sistema o período em que estará ausente.

São estes pequenos detalhes que, no dia a dia, acabam por representar uma grande poupança de tempo.

Faturação e documentos

Depois das encomendas vem todo o processo documental.

Guias de remessa, documentos de transporte, faturação e envio de documentos ao cliente podem ser integrados no mesmo fluxo de trabalho.

A faturação pode ser enviada por email ou através de faturação eletrónica e, quando existem integrações com clientes ou canais de distribuição, as encomendas podem também ser recebidas eletronicamente e integradas no sistema.

O objetivo é reduzir o trabalho repetitivo e, principalmente, evitar que a mesma informação tenha de ser introduzida várias vezes.

Produção: transformar encomendas em necessidades

Uma das áreas onde a tecnologia pode ter um impacto significativo é na produção.

Uma coisa é saber que amanhã existem 500 unidades para produzir.

Outra é saber quantas massas são necessárias, quais os ingredientes necessários e em que quantidades.

Com base nas receitas e nas encomendas existentes, o GPanifica permite calcular as necessidades de produção e de matéria-prima.

Desta forma, a informação que começa numa encomenda pode acompanhar todo o processo até à produção.

É aqui que a gestão deixa de ser apenas administrativa e passa a estar diretamente ligada à operação da empresa.

Rastreabilidade e controlo de qualidade

Na indústria alimentar, controlar não é apenas saber quanto se produziu.

É também saber como, quando e com que matérias-primas foi produzido.

A rastreabilidade, os registos e os processos relacionados com HACCP e controlo de qualidade assumem cada vez mais importância.

Temperaturas de câmaras de frio, equipamentos de conservação, fornos ou túneis de cozedura são exemplos de processos que podem fazer parte do controlo diário de uma empresa.

Aquilo que anteriormente podia depender de folhas de papel e registos manuais pode passar a estar integrado num sistema de gestão, tornando a informação mais acessível e permitindo uma consulta mais rápida sempre que seja necessária.

Etiquetagem e embalamento

Também o processo de impressão e embalamento pode fazer parte da mesma gestão.

Produtos embalados, caixas, paletes ou outros formatos podem ter as suas etiquetas definidas de acordo com as necessidades da empresa.

Em vez de recorrer a várias aplicações diferentes, a informação pode ser preparada e utilizada dentro do próprio ecossistema GPanifica.

Mais uma vez, não se trata apenas de informatizar por informatizar.

Trata-se de retirar tarefas desnecessárias ao trabalho diário.

A transformação digital não substitui a experiência

É importante perceber que digitalizar uma padaria não significa substituir o conhecimento de quem lá trabalha.

O padeiro continua a saber quando uma massa está no ponto. O responsável pela produção continua a conhecer o comportamento dos produtos. Quem está na distribuição continua a conhecer os clientes e as suas necessidades.

A tecnologia deve servir para complementar esse conhecimento.

O objetivo é que a informação esteja disponível no momento certo, que os processos sejam mais simples e que as pessoas possam dedicar mais tempo às tarefas onde a sua experiência realmente faz a diferença.

Uma solução pensada para a realidade da panificação

O GPanifica nasceu precisamente dessa necessidade: conhecer a realidade do setor e transformá-la em processos de gestão mais simples, integrados e eficientes.

Com décadas de experiência da Urbinfor no desenvolvimento de soluções de gestão e uma presença consolidada junto de empresas da panificação e da indústria alimentar, o GPanifica foi evoluindo com as necessidades reais das empresas.

Da encomenda à produção.

Da produção à distribuição.

Da distribuição à faturação.

Das matérias-primas à rastreabilidade.

Tudo faz parte do mesmo processo.

E essa integração é uma das grandes vantagens de uma solução de gestão especializada.

A tecnologia como ferramenta para crescer

A transformação digital não precisa de significar uma mudança radical de um dia para o outro.

Pode começar por eliminar uma tarefa manual, centralizar informação que estava dispersa ou automatizar um processo que todos os dias consome tempo.

A partir daí, outros processos podem ser integrados.

O importante é que a tecnologia esteja adaptada à empresa e não o contrário.

Porque numa padaria, numa pastelaria ou numa empresa da indústria alimentar, cada minuto conta, cada matéria-prima tem um custo e cada erro pode ter impacto no negócio.

É por isso que acredito que um bom software de gestão deve ser mais do que um programa para emitir faturas.

Deve acompanhar o negócio.

Deve conhecer os seus processos.

E, acima de tudo, deve ajudar as pessoas a trabalhar melhor.

O GPanifica: o fermento que ajuda a fazer crescer o negócio

A panificação encontrou novas formas de produzir, novos ingredientes, novos equipamentos e novos produtos.

Agora encontra também novas formas de gerir.

O GPanifica acompanha essa evolução, reunindo num único sistema diferentes áreas da gestão de uma empresa: clientes, fornecedores, encomendas, compras, produção, distribuição, faturação, POS, rastreabilidade, controlo e muito mais.

Menos processos repetidos.
Menos informação dispersa.
Mais controlo.
Mais informação.
Mais tempo para o que realmente importa.

Porque, tal como na produção de pão, também na gestão os pequenos detalhes fazem a diferença.

E se o fermento é aquilo que ajuda a massa a crescer, uma boa solução de gestão pode ser o fermento que ajuda o seu negócio a crescer.

Se pretende conhecer melhor o GPanifica e perceber de que forma pode ser aplicado à realidade da sua empresa, fale connosco.

Teremos todo o gosto em apresentar-lhe uma solução de gestão integrada pensada para a realidade da panificação, pastelaria, confeitaria e indústria alimentar.

André Gomes by Urbinfor

Gestor Funcional & Crescimento de Negócio