A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) publicou o Ofício-Circulado n.º 25120, de 28 de julho de 2026, que uniformiza os procedimentos aplicáveis à retificação de faturas e à regularização do IVA, revogando na prática o entendimento constante do Ofício-Circulado n.º 33129/1993, considerado desajustado face à evolução legislativa, tecnológica e jurisprudencial.

O novo entendimento introduz importantes clarificações que terão impacto direto nos procedimentos de faturação das empresas.

Principais alterações

Erros formais deixam de ser corrigidos com nota de crédito

Sempre que existam erros meramente formais, como incorreções no NIF, morada ou outros elementos de identificação, ou na descrição dos bens ou serviços, não deve ser emitida uma nota de crédito.

Nestes casos, a empresa deve:

• anular a fatura incorreta no sistema de faturação;
• emitir uma nova fatura com os dados corretos;
• manter a data da operação para efeitos de exigibilidade do IVA.

A AT esclarece ainda que estas situações não implicam qualquer regularização de IVA nem a entrega de declaração periódica de substituição, desde que o erro não afete o valor tributável ou o imposto liquidado.

Nota de crédito apenas para alterar valores tributáveis ou IVA

O Ofício reforça que a nota de crédito deve limitar-se à retificação dos elementos que alterem o valor tributável ou o imposto, deixando de poder ser utilizada como instrumento para anular faturas.

Diferenciação entre inexistência e anulação da operação

A AT distingue agora claramente duas situações:

• Inexistência de operação – a transação nunca ocorreu. Se a declaração periódica ainda não tiver sido entregue, basta anular a fatura. Caso contrário, deverá ser apresentada uma declaração de substituição para eliminar o IVA indevidamente liquidado.
• Anulação da operação – a operação existiu, mas foi posteriormente anulada, por exemplo através da devolução de mercadorias ou da resolução do contrato. Neste caso aplicam-se as regras de regularização previstas no artigo 78.º do Código do IVA.

Prova da regularização passa a admitir meios digitais

O novo entendimento reconhece expressamente a validade de diversos meios digitais como prova de que o adquirente tomou conhecimento da retificação, nomeadamente:

• confirmações por correio eletrónico;
• assinaturas eletrónicas;
• registos de acesso em plataformas de faturação;
• comprovativos eletrónicos de reembolso.

Por outro lado, a AT esclarece que não são suficientes presunções de aceitação, como cláusulas que considerem a nota de crédito aceite por falta de resposta do cliente.

Clarificação dos diferentes tipos de regularização

O documento sistematiza os procedimentos aplicáveis consoante a natureza do erro, distinguindo:

• regularizações decorrentes da devolução de bens, descontos ou resolução de contratos;
• erros materiais de faturação ou de registo contabilístico;
• erros de enquadramento jurídico, como aplicação incorreta de taxas de IVA, isenções ou regras de inversão do sujeito passivo.

Para cada situação são definidos os documentos a emitir, os prazos aplicáveis, os requisitos probatórios e a forma de preenchimento da declaração periódica de IVA.

Recomendações da AEB

Face à relevância destas orientações, a AEB recomenda às empresas que:

• revejam os seus procedimentos internos de faturação;
• confirmem que os programas de faturação permitem a correta anulação e reemissão de documentos;
• adotem mecanismos que assegurem prova documental da receção das notas de crédito pelos clientes;
• consultem o seu contabilista certificado sempre que existam dúvidas sobre o procedimento de regularização aplicável.

Estas orientações produzem um impacto significativo na gestão documental e fiscal das empresas, sendo particularmente relevantes para todas as entidades sujeitas a IVA que procedam regularmente à emissão de documentos retificativos.